21 Insider-Tipps für Deine effiziente Messeplanung
Die Menschheit teilt sich ja gerne in Listenschreiber und aus dem Bauch-heraus-Organisierer. Ich bin eine Listenschreiberin – ich geb's offen zu. Erst wenn meine Listen gut strukturiert und durchdacht sind, kann ich in mein Projekt starten. Klingt ein bisschen nerdig, aber die perfekte Vorbereitung hat mich auf so mancher Messe wirklich schon gerettet ... Deshalb ist mein Credo: Gut geplant ist schon halb gewonnen.
Wenn Sie das erste Mal eine Messeteilnahme planen, oder ein paar Tipps für eine effizientere Messeplanung haben möchten, sind Sie hier genau richtig.
Liste Nr. 1 – die Vorbereitung
Es ist relativ egal, wie groß oder wie klein Ihr Messestand ist – es gibt ein paar Dinge, die völlig unabhängig von der Größe sind und im Vorfeld geplant werden sollten.
- Unterkunft buchen
- Tische im Restaurant reservieren
- Fahrzeuge/Parkscheine
- Transport Messegut
- Dresscode
- Namensschilder
- Telefonliste
- Belegplan Besprechungsräume/Termine
- Mini-Büro
- Erste-Hilfe-Kasten
- Technikkiste
- Pressematerial
1. Unterkunft buchen
Buchen Sie rechtzeitig Ihre Unterkunft für die Messetage. Hotels oder Pensionen, auch im näheren Umland, sind meist schon Monate im Voraus ausgebucht. Tipp: Haben Sie eine für Sie optimale Unterkunft gefunden, dann sollten Sie diese auch schon für das nächste Jahr reservieren.
2. Tische im Restaurant reservieren
Ebenso empfiehlt es sich, in Restaurants vorab Tische zu reservieren, besonders wenn man mit mehreren Personen kommt.
3. Fahrzeuge/Parkscheine
Überlegen Sie, wie die Mitarbeiter allmorgendlich zur Messe kommen. Haben Sie eine Fahrzeugflotte, die Sie nutzen können, oder müssen Sie ein Fahrzeug mieten? Planen Sie für die Fahrzeuge entsprechende Parkausweise mit ein. Beachten Sie dabei, dass Kleintransporter oft nicht in den „normalen“ Messeparkhäusern parken dürfen, sondern gesonderte Parkausweise benötigen. Am einfachsten ist es, wenn Sie auch dafür eine Art Stundenplan erstellen, wer wann mit welchem Auto fährt. Der eine oder andere ist am Abend vielleicht noch auf einer Veranstaltung. Dann kommt es nicht zu bösen Überraschungen und hohen Taxirechnungen.
4. Transport Messegut
Der Transport Ihrer Messegüter muss ebenfalls organisiert werden. Wenn Sie diese selbst transportieren möchten, dann können Sie zwei Fliegen mit einer Klappe schlagen und das eventuell ebenfalls mit einem gemieteten Kleintransporter tun. Besorgen Sie einen guten Handwagen, um das Messegut vom Auto zum Stand zu transportieren, denn nur am Aufbautag kann man direkt an die Halle heranfahren. Andernfalls gibt es manchmal die Möglichkeit, die Ausstellungsstücke vom Messebauer transportieren zu lassen. Bedenken Sie, dass der Aufbau des Messestandes aber schon ein oder zwei Wochen vor Messebeginn startet und dann alle Ihre Messegüter frühzeitig dort sein müssen. Nehmen Sie an internationalen Messen oder Kongressen teil, müssen Sie die Zoll- und Einfuhrbestimmungen für Ihre Güter und auch für Give-aways und Standproviant etc. beachten. Einfacher können Sie natürlich, mit genauer Terminierung, Ihre Produkte von einer Spedition transportieren lassen.
5. Dresscode
Falls Sie einen „Dresscode“ für Ihren Messestand wünschen, zum Beispiel gebrandete T-Shirts oder Hemden/Blusen mit eingesticktem Logo, dann müssen Sie das Besticken oder das Bedrucken frühzeitig in Auftrag geben. Bedenken Sie auch die Versandzeiten.
6. Namensschilder
Im Vorfeld sollten Sie auch die Namensschilder für das Messepersonal anfertigen. Ich habe schon viele ausprobiert, aber am besten funktionieren magnetische Namensschilder. Die sind stark, halten auch an Jacketts und machen keine Löcher in feine Blusen (wie Schilder, die man sich ansteckt). Auf den Schildern können Sie mit einfachen Mitteln Ihr Unternehmen präsentieren, indem Sie Ihr Logo platzieren. Ein Service für den Messebesucher ist neben Namen und Position auf den Schildern, auch die Markierung mit Länderflaggen, entsprechend den Sprachen die der Träger spricht. Ein ganz wichtiger Tipp: Verteilen Sie die Namensschilder erst auf der Messe an das Messeteam – es gibt immer wieder Schludriane, die ihre Schilder zu Hause vergessen. Halten Sie deshalb auch ein, zwei Blankoschilder parat. Genauso umgekehrt – sammeln Sie die Schilder am letzten Tag wieder ein, sonst laufen Sie ihnen ewig hinterher und müssen im schlimmsten Fall neue bestellen.
7. Telefonliste
Erstellen Sie eine Telefonliste mit allen relevanten Telefonnummern und Adressen: Alle auf der Messe anwesenden Mitarbeiter, Hotel, Restaurants, Taxi, Ärzte, Messekontakt, Werbeagentur, Messebauer. So können Sie als Projektleiter schnell reagieren, wenn auf dem Stand etwas repariert oder ein Tisch im Restaurant abgesagt werden muss. Hängen Sie die Liste für alle Mitarbeiter auch auf dem Messestand auf.
8. Belegplan Besprechungsräume/Termine
Genauso wichtig ist eine Übersicht über die Belegung der Besprechungsräume und aller Termine, auch auswärts, damit man weiß, wann welcher Mitarbeiter wo ist. Hängen Sie auch diese Liste aus.
9. Minibüro
Es empfiehlt sich, ein kleines Büro in einer Schachtel mitzunehmen. Tacker mit Ersatznadel, um die Visitenkarten an die Leadblätter zu heften, Klebeband, Gummis, Schere, Cutter – und in meiner Kiste waren auch immer ein paar Pflaster für den Notfall. Ein kleiner Werkzeugkasten für kleinere Reparaturen ist ebenfalls hilfreich. Mit Glasreiniger und Küchenpapier kann man auch mal schnell die Exponate zum Strahlen bringen und die letzten Sägespäne vom Messestandaufbau beseitigen.
10. Erste-Hilfe-Kasten
Ein Erste-Hilfe-Kasten sollte auch am Start sein, ein Feuerlöscher ist obligatorisch durch die Messe vorgeschrieben. Meist stellt der Messebauer diesen zur Verfügung.
11. Technikkiste
Eine Technikkiste mit mehreren Dreifachsteckdosen für Kaffeemaschine etc. (bitte beschriften, damit der Messerbauer diese von seinen unterscheiden kann), USB-Verlängerungen und Adapter für Telefonanlagen und oder Internet ist nützlich. Erkundigen Sie sich, welche Anschlüsse von der Messe bereitgestellt werden.
12. Pressematerial
Halten Sie für die Presse Mappen mit den neuesten Pressemitteilungen und Produktinformationen/-fotos bereit. Da heutzutage niemand mehr viel Papier über die Messe schleppen möchte, sind USB-Sticks oder SD-Karten eine gute Wahl. Im Pressezentrum kann man statt der USB-Sticks auch gebrandete Karten mit QR-Code zum Download hinterlegen.
Liste Nr. 2 – der Messestand
Natürlich müssen auch die folgenden Dinge im Vorfeld geplant werden, sie betreffen aber konkret den Messestand.
- Wasserkanister Küche
- Kühlschrank/Einweggeschirr/wasserfester Stift an Schnur
- Garderobe/abschließbare Fächer
- Aufenthaltsraum
- Regalplatz für Prospekte/Kataloge/Give-aways
- Staumöglichkeiten für Kartons
- Deko für Besprechungsräume
- Halterung für Visitenkarten
- Haken für Tragetaschen
1. Küche
Die Küche. Meist ist die Küche, Materiallager und Aufenthaltsraum zugleich auf wenigen Quadratmetern. Bei kleinen Messeständen oder Pop-up-Ständen ist oft wenig oder gar kein Platz für geräumige oder gar keine Küchen. Oft wird zugunsten der Präsentation der Messegütern, die absolut im Vordergrund steht, auf den Komfort und auch aus Kostengründen, auf fließendes Wasser verzichtet. Um dennoch ein Heißgetränk anbieten zu können, funktionieren Zehn-Liter-Wasserkanister mit Zapfhahn gut, um die Kaffeemaschine mit Wasser zu befüllen. Besorgen Sie auch einen Kanister für Abfallwasser (Reste aus Tassen etc. müssen entsorgt werden).
2. Kühlschrank/Einweggeschirr/wasserfester Stift an Schnur
Ein kleiner Kühlschrank passt meistens mit rein und kann Getränke und Aufschnitt für die Brotzeit zu Mittag kühlen. Eigentlich sollte man ja auf Einweggeschirr verzichten, in manchen Fällen (etwa mangels fließendem Wassers) geht dies aber nicht. Um dennoch so wenig Müll wie möglich zu produzieren, befestigen Sie einen wasserfesten Stift neben den Bechern und Tassen, damit diese mit dem Namen beschriftet und so mehrfach genutzt werden können.
3. Garderobe/abschließbare Fächer
Planen Sie eine Garderobe mit genügend Platz für Jacken und Taschen ein, sonst liegen diese die ganze Zeit im Weg und nerven alle. Wenn der Platz es hergibt, sind abschließbare Fächer am besten, damit auch Wertsachen und Laptops geschützt sind.
4. Aufenthaltsraum
Ein Stehtisch mit Bistrohockern, die auch zusammengeklappt an die Seite geräumt werden können, macht mittags aus der Küche einen kleinen Aufenthaltsraum.
5. Regalplatz für Prospekte/Kataloge/Give Aways
Schaffen Sie Regalplatz für Prospekte, Flyer und Produktkataloge sowie Give-aways. Beschriften Sie die Kartons für alle gut sichtbar, damit jeder alles schnell findet. Bedenken Sie, dass diese immer gut zugänglich sein müssen, da ständig aufgefüllt werden muss.
6. Staumöglichkeiten für Kartons
Je nachdem, wie voluminös Ihr Messegut ist, müssen Sie bei der Messestandplanung Staumöglichkeiten für die Produktkartons einplanen. Beachten Sie dabei die Feuerschutzbestimmungen für die Messestände. Ist keine Staumöglichkeit vorhanden, können auch extra Materiallagerräume angemietet werden.
7. Deko für Besprechungsräume
Messestände sind immer behelfsmäßig ausgestattet – damit Ihre Kunden sich aber wohlfühlen, sollten Sie die Besprechungsräume entsprechend schön dekorieren. Denn dort finden die wichtigen Gespräche statt.
8. Halterung für Visitenkarten
Wenn Sie keine Empfangstheke haben, dann können Sie ein Regalbrett für Visitenkarten etc. anbringen, damit diese griffbereit sind.
9. Haken für Tragetaschen
Haben Sie Tragetaschen, die Sie an Ihre Kunden verteilen möchten? Befestigen Sie an mehreren Stellen an der Standkante Haken, an denen Sie die Taschen aufhängen können. Dann stehen oder liegen sie nicht im Weg, und die Besucher können praktisch im Vorbeigehen eine mitnehmen. Tipp: Füllen Sie die Taschen bereits vorab mit Infomaterial.
Fazit
Sie sehen, mit zwei Listen kommen Sie wunderbar zu einer effizienten Messeplanung. Na gut, ich gebe zu, es hat sich noch die eine oder andere kleine Liste zusätzlich dazwischen gemogelt (Terminplanung ... Telefonliste etc.), aber glauben Sie mir: Es hilft wirklich. Planen Sie vorab die Organisation für Ihren Messestand und auch so kleine Dinge wie einen wasserfesten Stift mit ein. Weitere Tipps rund um das Thema Messe bekommen Sie in unserem Messedesign-Guide. So ... und jetzt muss ich schnell noch meine Einkaufsliste schreiben, sonst gibt‘s morgen nichts zu essen.
