Messestand planen: 6 Expertentipps

Sie kennen es vielleicht: Die Planung eines Messestands ist jedes Mal aufs Neue eine Herausforderung – und trotz gesammelter Erfahrungen gibt es immer wieder neue Anforderungen, Trends und Details, die berücksichtigt werden müssen. Neue Produkte, wechselnde Messestandorte und immer anspruchsvollere Marketingziele verlangen nach einer durchdachten Strategie. Doch mit einer klaren Struktur und einigen bewährten Best Practices gelingt die Messeplanung stressfreier und effizienter. In diesem Beitrag teile ich meine aktualisierten Expertentipps für Ihre erfolgreiche Standplanung – inklusive Checklisten, Vergleichstabellen und Handlungsimpulsen für Ihre Entscheidungsphase.

1. Produktpräsentation: Sichtbarkeit & Raum optimal nutzen

Bei der Planung eines Messestands gehen wir zunächst von den Produkten oder den Dienstleistungen aus, die Sie auf Ihrem Stand zeigen oder präsentieren möchten. Sie sind zum Beispiel ein IT-Unternehmen und produzieren Computerhardware, oder ein Biotechnologieunternehmen mit neuen Messmethoden in Verbindung mit neuer Hardware. Oder Sie entwickeln eine Software. Je nach Größe der Produkte und je nach Umfang des Produktportfolios müssen Sie die Quadratmeterzahl der Standfläche planen. Dies ist natürlich abhängig von der jeweiligen Veranstaltung und der Hallenplanung. Wenn Sie noch nicht genau wissen, nach welchen Kriterien Sie den für Sie richtigen Messestand auswählen, empfehle ich Ihnen meinen Blogartikel Wie wähle ich den optimalen Messestand? Geben Sie Ihren Exponaten auf jeden Fall genügend Raum, damit in einem Gespräch mit eventuell mehreren Besuchern auch eine Demonstration kein Problem ist und man sich nicht gegenseitig auf den Füßen steht.

Praxistipp:
Geben Sie jedem Exponat ausreichend Raum für Gespräche und Live-Demonstrationen. Besucher:innen  schätzen es besonders, wenn sie Produkte vor Ort erleben und testen können.

2. Präsentationsfläche clever planen

Wenn Sie ein erklärungsbedürftiges Produkt haben, dann sind kurze Produktpräsentationen sehr sinnvoll. Oder Sie haben Produkte, die man nicht anfassen kann, wie zum Beispiel eine Software oder eine Dienstleistung. Dann ist es unabdingbar, dass Sie diese präsentieren und erklären. Für diese Vorträge und Präsentationen sollten Sie eine Extrafläche auf Ihrem Stand einplanen. Kleine Sitzhocker oder ein, zwei Bänke laden die Besucher zum Bleiben ein (auch um mal müde Füße auszuruhen ...). Das wirkt viel professioneller, als wenn Sie die Produktpräsentation zwischen Ihren Exponaten machen. Natürlich ist es gut, wenn alle Exponate angeschlossen sind und live präsentiert werden können. Dann ist es auch besser möglich auf einzelne Fragen von Besuchern im Gespräch einzugehen und die Produkte oder die Software direkt zu demonstrieren. Hat Ihr Stand mehr als 100 Quadratmeter, dann können Sie auch über eine kleine Bühne nachdenken.

Abgesehen von den Exponaten sind Monitore gut, um kleine Videos der Produkte in Aktion sehen zu können. Livebilder sind aufmerksamkeitsstärker als die Exponate allein – oft bleiben Besucher dann „hängen“ und werden auf die Produkte überhaupt erst aufmerksam. Damit die Monitore gut zu sehen sind, muss auch für sie beziehungsweise vor ihnen genügend Raum sein und es darf nichts im Weg stehen.

Checkliste Präsentationsfläche:

• Ausreichend Sitzmöglichkeiten vorhanden?
• Technik für Präsentationen installiert?
• Sichtlinien zu Monitoren frei?
• Demo-Stationen gut erreichbar?

3. Call to Action oder Gewinnspielbereich

Möchten Sie mehr Besucher, zum Beispiel durch ein Gewinnspiel, an Ihren Stand locken, dann rechnen Sie damit, dass stetig eine Traube Menschen um den Gewinnspielbereich herumsteht. Ihr Stand sieht dadurch hoch frequentiert aus, ist aber je nach Veranstaltung schwierig, da die Gänge als Fluchtwege immer freibleiben müssen. Beachten Sie daher unbedingt die Vorschriften der Messeveranstalter und planen Sie für diese Aktionen einen Extrabereich auf Ihrem Messestand ein. Zu dem Thema Call to Action auf Messeständen gibt es auf unserem Blog den Artikel: Wie generiert man qualifizierte Messeleads?

Fazit: Gezielte Aktionen auf dem Stand steigern die Leadqualität.

Moderne Messekonzepte setzen auf:

•    Gewinnspiele (digital oder analog)
•    Live-Demos mit QR-Code zur Lead-Generierung
•    Interaktive Tools (z. B. ROI-Rechner, Umfragen)

Achten Sie bei Aktionen auf die aktuellen Sicherheitsbestimmungen der Veranstalter 

Tipp: Planen Sie einen separaten Aktionsbereich, damit Besucherströme nicht die Hauptwege blockieren.

4. Informationscounter: Drehkreuz für Kontakte

Möchten Sie für Händler, Kunden und die Presse einen ruhigeren Raum schaffen, dann sollten Sie diesen Bereich durch eine Theke abtrennen. An der Empfangstheke können die Händler, die Kunden und die Presse akkreditiert werden, und anderen Besucher dient die Theke als Anlaufstelle und Informationsbereich. Dort können auch Visitenkarten der Mitarbeiter und die Lead-Scans bereitgehalten werden. Nehmen Sie an einer kleinen Messe oder an einem Kongress teil– und haben eine Pop-up–Wand, können Sie die Transportbox als Counter verwenden. Vergessen Sie nicht, diese mit branden zu lassen.

5. Händler- und Besprechungsbereich professionell gestalten

Um gute und zielführende Gespräche mit Ihren Kunden führen zu können, sollten Sie eine angenehme Atmosphäre schaffen. Die Messetage sind immer trubelig, und in den Messehallen ist es immer sehr laut. Dann tut es ganz gut, wenn man wichtige Gespräche abseits der „Laufkundschaft“ führen kann. Mehrere kleine Tische oder auch eine bequeme Sitzecke sind dann prima. Planen Sie aber, wenn es der Platz zulässt, einen Besprechungsraum für wichtige Meetings ein, die nicht für alle Ohren bestimmt sind. Reicht die Standfläche nicht für einen „abschließbaren“ Raum, dann können Sie Besprechungsbereiche auch räumlich, zum Beispiel durch die Theke, trennen. Diese umgeben mit Pflanzen oder Trennwänden erwecken auch den Eindruck eines geschützten Raums für eine gemütliche Besprechungsatmosphäre.

Fazit: Für vertrauliche Gespräche mit Entscheidern sind separate Bereiche ein Muss

•    Diskrete Sitzecken mit Trennwänden oder Pflanzen
•    Abgeschlossene Besprechungsräume ab 30 m² Standfläche
•    Mobile Akustiktrennwände für flexible Raumgestaltung

Gerade bei der ersten Gesprächen zu kostenintensiven Produkten oder Dienstleistungen wünschen sich B2B-Messebesucher ruhige Gesprächszonen – ein echter Wettbewerbsvorteil!

6. Mitarbeiterbereich nicht vergessen

Ihr Messeteam muss auch versorgt sein. Ein Aufenthaltsraum kombiniert mit der Küche und Staumöglichkeiten für persönliche Dinge wie Jacken und Laptops darf auf keinem Messestand fehlen. Auch die Möglichkeit, eine Mittagspause zu machen, sollte platzmäßig eingeplant werden. Ein paar Live Hacks zu diesem Thema können Sie in dem Artikel 21 Insider-Tipps für Deine effiziente Messeplanung lesen.

Vergleichstabelle: Messestand-Typen & Entscheidungskriterien

Fazit

Planen Sie für Ihren Messestand genügend Raum für Ihre Exponate und den Gesprächsbereich ein. Behalten Sie ebenfalls die Raumplanung für die Calls to Action und Präsentationen im Auge. Und wenn Ihre Mitarbeiter happy sind, spiegelt sich das auch in der Stimmung auf dem Stand wider. Dann sollte eigentlich nichts mehr schiefgehen. Wenn Sie mehr zum Thema Messedesign erfahren möchten, dann empfehle ich den Messedesign-Guide oder Sie laden sich das  kostenlose E-Book Expertenwissen Messeplanung runter. Das habe ich Ihnen unter dem Beitrag verlinkt:

FAQ – Häufige Fragen zur Messeplanung

1. Wie viel Budget muss ich für einen mittelgroßen Messestand einplanen?
   Die Kosten variieren je nach Standort, Größe und Ausstattung. Im B2B-Bereich liegt das durchschnittliche Budget zwischen 800 und 1.500 Euro pro Quadratmeter, inklusive Personal, Technik und Logistik.
2. Welche Tools helfen bei der digitalen Leadgenerierung am Stand?
   Beliebt sind Apps für Lead-Scans, digitale Gewinnspiele und interaktive Präsentationslösungen wie iPad-Terminals. 
3. Was sind die häufigsten Fehler bei der Messeplanung?
   Fehlende Besucherlenkung, unklare Rollenverteilung im Team, mangelhafte Vorbereitung von Exponaten oder Technikprobleme. Tipp: Erstellen Sie eine verbindliche Aufgabenliste und testen Sie alle Geräte im Vorfeld.
4. Wie messe ich den Erfolg meines Messestands?
   Kernkennzahlen sind: Anzahl qualifizierter Leads, durchgeführte Meetings, Besucherfrequenz, Abschlussquote und ROI. Nutzen Sie Tools oder eigene Dashboards.